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传统会议的弊端

来源:本站      发表时间:2017-02-17     点击量:

会议作为办公中必有的一项事务,各政企单位经常组织举办各式各样大型或小型会议,而在传统的会议组织模式下会议组织者和参会人员常遇到以下问题:

 会议组织者面临的困难:

 1) 会议组织过程繁杂,容易出现纰漏。

 2) 会前纸质资料与铭牌准备过程繁琐、工作量大且缺乏应变能力,会务过程往往需要消耗大量的纸质材料。

 3) 当议程或材料变更,会务组工作量及投入很大。

 4) 会议材料信息安全缺乏有力保障,机密信息易被泄露。

 5) 会场排位手工管理、机动性差、效率低。

 6) 传统通信方式不能满足会务组高效客服的要求,会务组无法实时了解参会代表的需求,无法迅速提供服务或调整安排。

 参会人员面临的困难:

 1) 纸质会议材料携带和查看不方便。

 2) 当行程变更或需要会务组帮助时,无法快速联系上会务组。

 3) 难以及时了解会议进程,跟进会议进度。

 4) 演讲信息集中于传统大屏幕,距离远者观看困难,且不便实时交互。

5)会务组所提供的资讯有限,无法快速了解周边配套及交通等信息,规划好自己的行程安排。

 因此,如何利用信息化系统保证高效的会务信息管理和会议文件的安全性是广大政企客户非常迫切解决的问题。广州市会宝信息技术有限公司作为先进的无纸化会议软件领域的领导者,本着为客户增效益、降成本,以及为客户提高会议安全的角度为客户提出无纸化会议解决方案。






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